Wat doet een syndicus bij een nieuwbouwproject?

Bij de aankoop van een nieuwbouwappartement komt vroeg of laat de term syndicus voorbij. Maar wat doet een syndicus precies? En waarom wordt hij vaak al door de bouwpromotor aangesteld nog vóór er mede-eigenaars zijn?

In dit artikel leggen we helder uit welke rol de syndicus speelt tijdens de opstartfase van een nieuwbouwproject, hoe hij het beheer van het gebouw voorbereidt en waarom hij cruciaal is bij de overgang naar de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME).

Wat is de taak van de syndicus in de beginfase?

Bij nieuwbouwprojecten wordt de syndicus doorgaans al door de bouwpromotor aangesteld. Dat gebeurt nog vóór het gebouw bewoond wordt. De reden? Er moet iemand zijn die:

• het beheer van de gemeenschappelijke delen voorbereidt,
• de administratieve en financiële structuren opstart,
• en de overgang van bouwer naar eigenaars begeleidt.

Zijn rol start dus al vóór de eerste verhuiswagen arriveert.

Administratief en financieel beheer

De syndicus neemt de eerste organisatie van de VME op zich. Hij richt administratief de vereniging op, maakt de basisboekhouding aan en stelt een eerste begroting op. Daarnaast zorgt hij voor het innen van de voorschotten van de kopers, zodat de opstartkosten en de eerste gemeenschappelijke uitgaven correct betaald worden.

Ook het reservefonds wordt door hem geactiveerd. Dit fonds dient voor toekomstige grote uitgaven, zoals herstellingen of technische vervanging op langere termijn.

Technisch en operationeel beheer

Vanaf de oplevering houdt de syndicus toezicht op het correct functioneren van de gemeenschappelijke delen. Dat gaat van liften en inkomhal tot tuin of parkeergarage. Hij coördineert eventuele herstellingen en kan samen met de bouwpromotor toezicht houden op de oplevering van die delen.

Hij organiseert ook de eerste Algemene Vergadering (AV), waar de VME officieel gevormd wordt en de mede-eigenaars inspraak krijgen. Vanaf dat moment kan de VME beslissingen nemen over bijvoorbeeld onderhoudscontracten of toekomstige investeringen.

De rol tijdens de overgang naar de VME

In de overgangsperiode – wanneer het gebouw van de bouwpromotor naar de mede-eigenaars evolueert – is de syndicus de spil tussen beide partijen.

Hij:

• vertegenwoordigt de VME bij juridische of technische kwesties;
• onderhandelt met leveranciers (bv. onderhoud lift, schoonmaak, nutsvoorzieningen);
• bewaakt de belangen van de eigenaars bij eventuele geschillen met aannemer of bouwbedrijf.

Zijn taak is dus niet enkel technisch of administratief, maar ook bemiddelend.

Conclusie

De syndicus vervult een cruciale rol in de opstart van een nieuwbouwproject. Al vóór de eerste bewoners hun intrek nemen, zorgt hij voor het beheer van de gemeenschappelijke delen, zet hij de administratieve en financiële structuren van de VME op en begeleidt hij de overgang van bouwpromotor naar mede-eigenaars.

Dankzij die ondersteuning kunnen eigenaars instappen in een goed georganiseerd gebouw, met duidelijke regelgeving en professioneel beheer vanaf dag één.
Wil je zeker zijn dat je als koper alle belangrijke stappen begrijpt bij de aankoop van een nieuwbouwappartement? Lees onze andere vastgoedtips